『図だけマニュアル』
図だけマニュアルとは？
詳細に書かれたマニュアルというものは、”解読”するだけで時間と労力が必要です。業務の内容や状況によっては詳しく解説されたマニュアルも必要ですが、できるだけわかりやすく、すぐに理解できるものが求められています。
突き詰めれば、「ぱっと見て、すぐにわかる」マニュアルが理想です。今後、職場の国際化が進んでいく可能性も高いので、文字情報でなく図解中心に説明表現をしていけば、言語によるハードルを低くすることも可能です。また、図解だと理解することへの抵抗感もやわらぎ、業務に必要な知識やスキルを早く身につけることができます
例えば、こんなマニュアル
上図は「図だけマニュアル」の一例です。A4サイズのファイルボックスに角2封筒がそのままでははいらないため、カッターとオリジナルツールで収納可能なサイズにカットすることを説明しています。
ファイルボックスを収納しているキャビネット付近に貼っておけば、よりわかりやすいでしょう。業務を担当する人が、イメージできるように工夫をすることが大事です。
作成方法
- 1. A4サイズの用紙を使用する
- 2. 用紙周囲を20mmずつあけておく（パンチ穴対応）
- 3. 用紙は片面のみを使用する
- 4. 業務の流れ、手順を 1工程ずつ撮影する（デジタルカメラ）
- 5. 併せて各工程のポイントを書き出す ※撮影役、筆記役の 2名以上でやるのが望ましい
- 6. 一連業務の撮影、書き出し完了後、業務遂行上、必要な最低限の情報に絞り込む
- 7. 撮影した画像を「Excel」、「PowerPoint」等に貼りつける
- 8. 紙に出力してみて、工程の流れが理解できるかチェックする
- 9. わかりづらいところは、修正しながらチェックを繰り返す
※業務をそのままデジカメで撮影してしまうのが、すぐに取りかかれる方法です
よりわかりやすくするコツ
- ・情報をできるだけ省き、シンプルにしましょう
- ・「何をやればいいのか」がすぐわかる工夫を徹底的にやりましょう
- ・簡潔に伝えるため、絵やイラストも可能な限り、線画で描きましょう
※写真も輪郭をなぞって、線画にしましょう
