効率的な社内コミュニケーションのコツ

社内のコミュニケーションを円滑にしていくためには、従業員みんなの「文書力」をアップさせる必要があります。書類にしろメールしろ、コミュニケーションのベースになるのは文字です。正確にものごとを伝えるには、文字を利用するのが一番確実な方法です。

ところが、文章を書くことに慣れていない人も結構いますので、効率を低下させる要因になってしまいがちです。私はメーカーに勤務しているとき、誰でも出せる「社内提案書」を受ける立場にいたことがあります。日に何枚もの提案（苦情・要望を含む）が上がってくるのですが、”何を言いたいのかわからない”ものも相当数ありました。そういう提案は、直接電話して聞いてみても、書いた本人が説明できないことがほとんどでした。

制度そのものは有益なものでしたので、自分の思ったことを人に伝えることの重要性を身をもって感じていました。ぜひ文書力を向上させて効率化を実現してください。

ビジネス文書はシンプルに

目指すべきは、さっと「ななめ読み」できる文書です。そのためのコツは次の通りです。

• ●短く内容が伝わる範囲で、とにかく文章を短くする
• ●簡潔不要な修飾語や形容詞、接続詞などはカットし、内容を簡潔にする
• ●項目を箇条書きにして、受け手が理解しやすくする

次に以下のことを確認してみてください。

　
• ○「目的」は入っていますか？　　　 何のための発信文書なのか明確に伝えましょう
• ○あなたの意思は入っていますか？　 受信者に「何をしてもらいたいか」を伝えましょう
• ○作成文書を音読しましょう　　　　 声を出しても、つまずかずに読めましたか？
  ※もし、引っかかるところがあれば、文書を修正して読みやすくしていきましょう。

従業員に相互に関心を持ちましょう

受信する人がどんな人かがわかっていれば、その人に合わせた発信をすることが可能になります。様々な機会やツールを使って、お互いを知り合えるようにしていきましょう。

相手の社歴がわかれば、どんなレベルか推測もできますし、お互いに知り合っていれば、さらにコミュニケーションはスムーズになります。文書力アップのポイントは、とにかく量をこなしていくことです