業務改善のコツ

その場処理の習慣

日常業務の一つひとつをとってみれば、それほど工数のかからないことでも、まとめてやろうとすると、手間が非常にかかってしまうことがあります。そういうことは本当に無駄です。

たとえば、営業活動や出張の際には旅費精算をしなければなりません。やり方は会社によって様々でしょうが、最近ではパソコンを利用しての精算が多くなっています。営業や出張から戻ってすぐに旅費精算をすれば、それほど時間のかかることではありません。しかし、精算締日近くになって、まとめてやると想像以上に労力を要します。

記憶が新しい内にやれば、何も考える必要はありませんが、日にちが経ってしまうと、”思い出す ”という工程が増えてしまいます。多くの場合、課題や業務が発生したときには、すぐにその場で処理することが大切です。

毎日、業務改善を考える

業務改善がゴールをむかえることはありません。企業や組織が存続する限り、将来にわたりずっと続いていくものです。外部環境も絶え間なく変化をし続けますので、”今日の正解”が明日も同じだとは限りません。毎日意識して、より良い方法を追求し続ける必要があるのです。自分の業務と関連性の薄いことに対しても、関心を持って臨んでいれば、改善のヒントはでやすくなります。

「ひな型」を集めよう

どんなモノでも 1からつくり上げるには、相当の労力が必要とされます。ちょっとした参考になるようなものがあれば、工数削減につながります。ベースになるものは、本部に集約するなりして、全従業員が利用しやすいような環境づくりをすすめていきましょう。

ときにはムダを容認する

コスト削減をとことん追求したり、徹底的にムダを省いたりしたときに、逆にロスが発生してしまう危険性があります。たとえば、組立て式の家具が現在主流になっていますが、組立てに必要なビスをちょうど必要な本数だけ入れ付けにしていると、もしピッキングミスで数が少なかったっり、ネジの頭をつぶしてバカになってしまうと、問い合わせの対応や部品の手配などで工数がかかってしまいます。

少し多め（1〜2本）にビスを入れておけば、入り付けミス（数量不足）も減るだろうし、お客さまからの問い合わせは抑制できます。ただし、多めに入れ付けしている理由の説明も入れておかないと、逆に問い合わせが増えてしまう可能性もありますから注意が必要です。