『メールの基礎』

メールのルールとマナー

今や電子メールはビジネスの必須アイテムになりつつあります。迅速、低コストで活用度の高いツールですが、使用にあたっては注意も必要です。ビジネスパーソンとして、最低限のルールやマナー、メールの仕組みを理解しておきましょう。

社内ルールを決めましょう

【開封期限】

社内メールをいつまでたっても開封しない人がいたりします。せっかくの速報性がいかされませ　んので、「受信後24時間以内に開封」などのルールも必要です。

【利用抑制】

便利さが故に、「何でもメール」、「何でも発信」、「何でも転送」する人が多くいます。情報量が多　くると、選別するだけでも大きな時間ロスになってしまいます。「発信しない」、「転送しない」工　夫も考えて、メールを有効に使えるようにしましょう。

【添付制限】

メールを送信する際、ファイルが添付されてくることがよくあります。ファイル容量が軽ければ　いいのですが、中には数MB（メガバイト）もあるような添付ファイルを付けてくる人がいます。　添付ファイルは極力控えて、共有サーバーなどへアップし、そこからダウンロードするような工　夫をしましょう。

【短伝メール】

本部から発信されるようなメールは、1（発信者）対多（受信者）で送られることが多いと思います。　業務伝達系のメールは、できるだけ短く、わかりやすい内容で発信しましょう。

【発信者情報】

メールを発信する際には、受信者がメール内容について問い合わせしやすいように、発信部門、発信者、内線番号、携帯番号、携帯アドレス等を記載しましょう。

社外メールについて

　

電子メールがビジネスでも利用されるようになって久しいですが、多くの人は”我流”で学んだやり方をしています。改行をせずにベタ打ちした見にくいメールを送ったり、重い添付ファイルを付けて送信したりと、気づかないまま、マナー違反していることもあります。一度、社内で確認してみるといいでしょう。

*メール作成のコツやおすすめ方法を社内から募集してみましょう

意外と知らない「To」、「Cc」、「Bcc」の使い分け

電子メールを送信する際、送信者（From）は、送信先の設定をします。「To」、「Cc」、「Bcc」の3つから選択します。通常多いのは、「To」設定です。1対 1の場合はこの設定のみです。しかし、送信相手が複数いる場合には、「Cc」と「Bcc」を利用するケースが出てきます。

「To」に送信設定された受信者の情報（名前・アドレス）は他の受信者にも見えます

「Cc」に送信設定された受信者の情報（名前・アドレス）は他の受信者にも見えます

　※「Cc」はそのメールを送信していることを知ってもらいたい場合などに設定されます

「Bcc」に送信設定された受信者の情報（名前・アドレス）は他の受信者には見えません

※「Bcc」はそのメールを送信していることを知ってもらいたい場合などに設定されます

【注意】
社外への発信しているメールマガジンなどで、一般的なメールソフト（Outlook等）を使って、送信しているケースがあります。送信設定をBccにしておけば、他の受信者には見えませんが、間違ってToやCcで送ってしまうと、受信者同士のメールアドレスが知られてしまいます。社外配信する際は、メールマガジンの配信サービス等を利用し、個人情報が漏えいしないようにしましょう。

意味がわかれば理解しやすい「Cc」と「Bcc」

　

「Cc」はカーボン・コピーの略で、「Bcc」はブラインド・カーボン・コピーの略です。コピー機が普及していなかった時代、見積書や請求書、伝票などは間に”カーボン紙”を挟んで、ボールペンの圧力で下の紙に複写していました。”複写”されるのは炭素の粒子で、カーボン・コピーと呼ばれていました。

同じ内容のメールを別の人にも送信することから、メールで「Cc」（カーボン・コピー）が使われるようになりました。「Bcc」は”ブラインド ”が入っていますので、見えない（わからない）ように送っていることをさしています。