わかりやすくするヒント

情報量を少なくしましょう

情報量が多いと、それだけでわかりにくく感じてしまうものです。不必要なものはできるだけ削除しましょう。特に業務連絡は、内容が伝わる最小限の情報に抑えましょう。

複雑化するとわかりにくくなります。表現や構成はシンプルにしましょう。たとえば、「組み合わせを減らす」、「階層は 3階層までにする」、「ポイントは 3点以下に絞り込む」等々。

ものごとを伝えるときに、その目的が不明瞭なことがよくあります。「何のためにそれをやるのか」という目的がハッキリしていると、情報そのものがわかりやすくなってきます。

部分的な情報だけを伝えられても、内容を理解することはできません。アウトラインだけでもいいので、まず全体像を示すようにしましょう。

ある事柄について情報を伝えるときに、過去の経緯やそこに至る背景、各事象の関係性などを併せて開示しておけば、理解がしやすくなります。

知らない単語が並んでいると、読む気も失せてしまいます。専門用語や難読語、略語等には注釈を付けたり、ふりがなをふるなどして、ことばがわかるようにしましょう。

数値化されたものには客観性がありますが、なじみの薄い数値は理解できません。受け手の理解を助けるガイドが必要です。（わかりやすいモノサシ参照）

伝える相手が知っていることや関心のあることにたとえて説明すれば、わかりやすくなります。（「『たとえ話』でわかる化」参照）

写真やイラスト、図表、グラフなどをいかして、イメージをつかみやすいように工夫をしましょう。必要に応じて、動画を活用してもいいでしょう。