『社内用語辞典』

社内用語を認識する重要性

日々の仕事を進める上で、さまざまな単語や用語が使われていますが、これらを「一般用語」、「ビジネス用語」、「業界用語」、「社内用語」というふうに区分できるでしょうか？

「一般用語」、「ビジネス用語」については、新聞やテレビ、ラジオ、雑誌、インターネット、そして書籍等にもよく登場してきますので、判別はつきやすいでしょう。

しかし、「業界用語」、「社内用語」になると、使用される範囲は限定的ですし、用語の成り立ちもはっきりしないものもあります。中でも「社内用語」の取り扱いについては注意が必要です。何気なく使用している用語がお客さまにはまったく通じないとうことがあります。「長年、使っているから、みんな知っているはずだ」という考えはとても危険なのです。

また、社内用語について、従業員個々の認識がずれているケースもよくあります。”なんとなくニュアンス ”で理解している人が多いのです。一度、社内で使われている用語を洗い出し、あいまいなものについては、明確に定義する必要があります。

社内用語を集める

社内にある資料をまず集めましょう

既存の社内用語集、部門内資料（各部門へ協力依頼）、会社案内、研修資料、パンフレット等

意味不明、意味不詳用語を集めましょう

疑問に思っていることばや、わからない用語を募集（全従業員から）

用語の意味を調べる

用語分類＆解析、社内用語or業界用語、語源（由来）、命名者、今後の使用是非等

社内用語辞典作成・公開・鮮度維持

用語の分類、解析が完了した段階で、『社内用語辞典』を作成し、社内公開しましょう。全従業員の目で、内容の閲覧とチェックをしてもらいます。万一、記述に誤りがある場合は、都度訂正をするようにします。新規の用語が出てきたときにも、用語辞典への反映を忘れないよう実施します。

社内用語制定のルール化

新たに社内用語を作成し使用する際には、『社内用語認定委員会』のような組織に使用申請を出し、許可を受ける方法を採用するといいでしょう。無秩序に作成し、使用していると混乱をまねくことになってしまいます。各部門で使う用語や略語の類いも同様の運用が望ましいです。