即答しやすい問いかけ方

社内のコミュニケーションで、返事を要求する発信の際には、出来るだけ回答や返信がしやすいように心がけましょう。コミュニケーションの停滞は「じゃまくさい」、「面倒だ」、「時間がない」、「忙しい」、「わかりにくい」といった理由から引き起こされます。

メールタイトルは工夫しましょう

日常の業務に忙殺されていると、なかなか受信メールをじっくり見ることのできない人もいます。発信文は題名を見ただけで、内容がわかるようにしましょう。

• タイトル例　　
  • 【返信期限○月○日】自己申告書提出の件
  　　　　　　　　
  • 【返信期限○月○日17：00】当月売上集計の件
  　　　　　　　　
  • 【要返信】○○セミナー参加確認の件
  　　　　　　　　
  • 【返信不要】保険料特別控除申告提出の件（会社・種類・金額等必要）
  　　　　　　　　
  • 【再送・期限超過】○○アンケート未提出の件

発信文はできるだけ短文にしましょう

文字が多いと、見るだけで嫌気がさしてくるのが人間です。推敲（すいこう＝文章精度を高めるための読み返し）を繰り返して、ムダをそぎ落としましょう。

文章の完成度を確認するために、自分で音読（声に出して読む）してみるのもいいでしょう。整理された文面は音読しても ”ひっかからない ”ものです。

社内のビジネス文書（特に伝達文書）は意味が伝わる範囲で短絡化しましょう。

メールに質問を箇条書きしましょう

メール本文に質問形式で確認事項を記載し、そのまま引用返信してもらいましょう。

　 > Q4 個人の携帯電話を持っていますか？　　　　　　　 持っている　　　　　持っていない　　　　←該当項目を残す > Q5 あなたの業務で携帯電話は必要ですか？ 　 必要　あれば便利　無くても大丈夫　不要　　　←該当項目を残す > Q6 現在、会社貸与の携帯電話を使っていますか？　　　 自分専用を使用　　部門用を使用　　使っていない　←該当項目を残す > 07 個人用の携帯電話を業務で使うことは可能ですか？

返信や回答を求める理由をあきらかにしましょう。

発信側が何をしたいのか、その目的が具体的であるほど、協力してもらいやすくなります。