業務引き継ぎのコツ

多くの職場では、人事異動などにより担当する業務が変わることは珍しくありません。人員が多くなれば、それだけ業務を引き継ぐ機会も発生してきます。人がやっていた仕事を誰かに引き継ぐとき、中々完璧にはできないものです。ある程度大まかに業務の流れを説明して、あとは実際にやりながら慣れていくというのが、いいでしょう。

まずは全体像から

業務の引き継ぎが行われる際、いきなり細かな実務を説明しはじめる人がいます。教える側は今まで自分がやってきたことなので、当然業務の流れが頭の中に入っています。しかし、引き継ぎを受ける人はさまざまです。まったく何の予備知識のない人に枝葉末節のことから教えても無理があります。

まず業務の全体像を把握してもらうことが、最も重要なことなのです。それも自分たちが直接かかわることだけでなく、できるだけ大きな流れを含めた説明をした方が、業務の関連性や自分の仕事の役割を理解しやすくなります。

上図はラフな参考例ですが、直接関係するところを破線で囲っています。関連度の高さを色の濃さと図形の大きさで表しています。特に実務レベルで深く連携する部門は円形にしています。

忘れたときに参照できるマニュアルを整備しておく

一度の引き継ぎで全部は覚えられませんから、下記のような準備をしておきましょう。

• ・わかりやすい業務マニュアルを作成しておく（鮮度の維持も必要）
• ・わからないことが発生したときの対応方法を伝える（何を見ればいいか、誰に聞きけばいいか等）

自分が業務で ”困った経験 ”を記録しておき、対応策と合わせて伝えましょう

こんな方法も試してみましょう

事前学習資料を作成しておく

業務について事前学習をしてもらっておけば、引き継ぎもスムーズに進みます

複数人で業務に関与する

業務を何人かで兼務するしくみを作れば、誰でもサポート可能で、休暇も取りやすくなります

業務引き継ぎコーディネーターを任命

推進役をおいて、スムーズな引き継ぎを実現しましょう（どうやればいいのかを教えていく）