『部門案内』

『部門案内』とは？

同じ会社なのに、他部門のことを何も知らないケースがよくあります。全社のことは、会社案内などががあれば、それでわかることもあります。しかし、各部門のことを知るための資料は案外ありません。部門の年間方針書を見ても、得られる情報は断片的になりがちです。組織は各部門が連携して動いています。当然、互いの状況や役割を理解しておいた方が良いことは言うまでもありません。各部門が積極的に知ってもらう工夫をして、相互理解を深めましょう。そのツールの一つとして『部門案内』をおすすめします。

『部門案内』の制作者

まず、部門内で制作を担当する人を決める必要があります。出来れば毎年担当者を入れ替えて、多くの人が制作に携わるようにしましょう。実際に制作をすることで、自部門のことをより知ることができます。

『部門案内』の内容

『部門案内』に記載する項目は各部門により、伝えたいことが異なるでしょう。ここでは記載例を紹介します。「部門長あいさつ」部門トップの熱い思いを語りましょう。「担当業務紹介」何をやっているのか、わかりやすく伝えましょう。「メンバー紹介」メンバーの個性がでるように工夫しましょう。「方針・課題・業績」年間の方針・課題とそれに対する進捗具合を表記しましょう。「部門PR（魅力、やりがい、）」自部門で働きたいという人を増やすために PRしましょう。「協力依頼」他部門への協力要請などをしましょう。

『部門案内』の体裁と配布について

作成する『部門案内』の体裁ですが、サイズは A4が好ましいでしょう。数枚は 1枚から必要な枚数まで、適宜決めましょう。簡易冊子形式にして、各部門に 1冊ずつ配布する方法もあります。また、PDFデータに変換して、社内の共有サーバーやイントラネット上に掲示しておけば、誰でもすぐに閲覧ができます。各年度版を掲示しておけば、時系列で確認しやすくなります。

『部門案内』の活用

『部門案内』に掲載する情報は対外的な活用も可能です。たとえば、業務をアウトソーシングする際に、業務内容の概要を理解してもらうことに利用できます。いろんな活用方法を考えましょう。