情報整理のヒント
仕事の中で、「探しもの」をしている時間がばかにならないくらい大きいことは、多くの人が認識しているでしょう。必要な情報がすぐに入手できれば、スムーズに仕事がはかどるのに、なかなか実現は難しいものです。ここでは取り組みやすい初歩的な方法をご紹介します。
全員で取り組み、ルールを徹底しましょう
【取り組み】
☆情報は共有しましょう（個人所有を極力減らす）
【ルール】
- ◆無断持ち出し厳禁 ※「借出中」がわかるよう、表示を出しておきましょう
- ◆定期的にバックアップを取る（デジタルデータ)
- ◆オリジナルは編集しない ※コピーをとって、それを編集・加工する
- ◆情報整理のルールを徹底的に守る ※守れないと共有化はできません
デジタルデータ整理法（例）
フォルダ階層は3階層以下にしましょう
＊フォルダの階層が深くなるほど、探しにくいくくなってしまいます。必ず3階層までにするようにルール化してください。
フォルダに連番を付け管理しましょう
フォルダ名の頭に、”01_方針書” ”02_ 企画書” ”03_ 新規 PJ” という具合に連番を付けておくと、名前順でソートした際、整列されますので、管理がしやすくなります。
空（カラ）のフォルダには目印を
デジタルデータ（ファイル）を保存するフォルダが増えてくると、フォルダ内のファイル有無がわからなくなってきます。空のフォルダを開けてファイルを探すのはムダですので、ファイルの入っていない空フォルダには目印をつけておくと効率的です。”03_新規 PJ●”。＊●が空フォルダの目印。
ファイル名に年月日をいれましょう
保存したファイルを検索しやすいように、”20120907_提案書.pptx”という具合にファイル名の頭に年月日をいれておきましょう。
アナログ的整理法 名刺
名刺も共有化してみましょう
共有化の方法
1． 差し替え式の名刺フォルダーを用意する
2． みんなが持っている名刺を1箇所に集約する
3． 名刺をもらったら、最新の名刺に差し替える
4． いつ受け取ったか記入する
※部署異動、役職変更は多いものです。一つ名刺フォルダーを全員で管理する方がいいでしょう。但し、個人情報としての取扱いには注意が必要です
アナログ的整理法 各種資料
紙の資料は整理されていれば、必要な情報にすばやくアクセスできます。資料による確認が頻繁な部署に適した方法をご紹介します。
- 1. 棚の扉を外しましょう（すぐに取り出すため）
- 2. 使用頻度の高い人の近くへ資料を移動させましょう（それが効率的）
- 3. その人が座ったまま取りやすいC、Dゾーンに頻度高の資料を配置
- 4. A、Bゾーンには部門の人みんながよく使う資料を配置
- 5. Eゾーンには使用頻度の低い資料を配置
- 6. ファイルの背表紙には大きな文字で書きましょう（遠くからも見える）
- 7. よく使う資料のファイルを目立たす（赤字、☆印、色つき等）
- 8. 何の資料かわかるような説明を書きましょう
- 9. 元の場所に戻しやすい工夫をしましょう（連番をふる＝ Cゾーン）
- 10. 資料の持ち出し、抜けがわかる工夫をしましょう（D、Eゾーンの斜めライン）
※マジックかテープなどで一直線のラインを引いて並べておけば、不整列、抜けがわかります
